1. Janela operacional
Defina cedo se a mudança será em janela única (fim de semana) ou em camadas (por andar/área, em noites). A escolha define equipe, custo e tolerância a imprevistos. Para operações 24/7, camadas quase sempre vencem.
2. Inventário de origem
Não confie no inventário contábil. Faça um levantamento físico de mobiliário, eletrônicos, ativos críticos e arquivos antes de pedir orçamento. Esse documento determina volume, embalagem necessária e número de viagens.
Aproveite para classificar: o que vai, o que descarta, o que doa, o que vai para guarda-móveis. Toda mudança é uma oportunidade de reduzir gordura.
3. Restrições do prédio (origem e destino)
Horários de carga/descarga, capacidade do elevador de serviço, autorização do síndico, exigência de proteção de piso e parede, seguro de RC obrigatório. Ignorar isso é a causa #1 de mudança que estoura prazo.
4. Rastreio item-a-item
Em mudanças corporativas relevantes, exija rastreio item-a-item. Cada caixa e cada mobiliário desmontado recebe etiqueta única, lida na saída e na chegada. Isso elimina a clássica conversa de 'sumiu uma cadeira, ninguém sabe onde'.
5. Plano de aceite
Defina antes quem vai assinar o aceite, com que critérios. Aceite no dia seguinte só funciona se houver inventário online disponível para conferência — sem isso, vira 'me liga em duas semanas com a planilha'.
6. Comunicação interna
Times precisam saber: o que devem embalar pessoalmente (objetos pessoais, documentos sensíveis), o que NÃO devem tocar (a operação cuida), em qual horário o acesso é liberado de novo. Comunicação curta, em 3 momentos: D-7, D-1, D+1.